Bedrijfsborrel organiseren: hapjes, planning en budget

Een vrijmibo, een afscheid of een jubileum: er is altijd wel een reden om met collega's te proosten. Met een goede voorbereiding staat de borrel in een handomdraai. Zo pak je het aan.

Kort antwoord: Een bedrijfsborrel organiseer je door de aanleiding, de duur en het aantal gasten te bepalen en op basis daarvan hapjes en drankjes te bestellen. Reken voor een borrel van twee à drie uur op 4 tot 6 hapjes en ongeveer 2,5 drankjes per persoon per uur. Hapjes en drankjes op de werkplek tellen meestal niet mee voor de werkkostenregeling.

Hoe organiseer je een bedrijfsborrel?

Je organiseert een bedrijfsborrel in vijf stappen: aanleiding, datum, gastenlijst, eten en drinken, en de ruimte.

• Bepaal de aanleiding en de duur van de borrel.

• Prik een datum en nodig collega's of gasten uit.

• Vraag dieetwensen en allergieën uit.

• Bestel hapjes en drankjes op basis van het aantal gasten en de duur.

• Zorg voor statafels, koelruimte, glazen en afvalbakken.

Soorten bedrijfsborrels

Elke borrel heeft zijn eigen sfeer. De aanleiding bepaalt hoe uitgebreid je het maakt.

Vrijmibo

Vrijmibo staat voor vrijdagmiddagborrel: een informele borrel met collega's aan het eind van de werkweek. Vaak kort en gezellig, met een drankje en een paar hapjes op kantoor.

Afscheidsborrel

Bij een afscheidsborrel staat de collega die vertrekt centraal. Er komen vaak ook oud-collega's of relaties, dus reken op meer gasten dan bij een vrijmibo. Plan ruimte voor een speech.

Jubileumborrel

Een jubileum van een collega of van het bedrijf, zoals 10, 25 of 50 jaar, vier je wat uitgebreider. Kies voor luxere hapjes of een buffet. Inspiratie vind je op onze pagina over het organiseren van een jubileum.

Klantborrel of opening

Bij een borrel met klanten of bij de opening van een nieuw pand wil je een goede indruk maken. Kies voor verzorgde hapjes en zorg dat iemand de gasten ontvangt.

Hoeveel borrelhapjes per persoon?

Voor een borrel van twee à drie uur reken je op 4 tot 6 hapjes per persoon. Hoe langer de borrel, hoe meer je nodig hebt.

In het eerste uur eten mensen het meest. Daarna neemt het tempo af. Laat je warme hapjes later op de borrel uitserveren, dan heb je ook in het tweede uur nog iets lekkers.

Borrelplank, hapjesbox of warme hapjes

Een borrelplank is ideaal om te delen, een hapjesbox handig voor een grotere groep en warme hapjes maken de borrel compleet. Vaak werkt een combinatie het best.

Bekijk bijvoorbeeld de populaire standaard borrelhapjes, het borrelpakket Bourgondiërs of de luxe borrelhapjes op onze categorie hapjes.

Budget en werkkostenregeling

Hapjes en drankjes die je op kantoor serveert, worden in de werkkostenregeling op nihil gewaardeerd. Ze gaan dus niet ten koste van je vrije ruimte. Dat geldt ook voor een drankje aan het eind van de werkweek.

Gaat je borrel over in een maaltijd, of borrel je buiten de deur? Dan gelden andere regels. Een maaltijd op de werkplek waardeer je in 2026 op € 4,05 per persoon. Een borrel op een externe locatie telt volledig als loon. Overleg bij twijfel met je accountant.

Alcoholvrij en inclusief borrelen

Niet iedereen drinkt alcohol, en dat hoeft ook niet. Zorg daarom voor een paar goede alcoholvrije opties, zoals alcoholvrij bier, een alcoholvrije bubbel of een zelfgemaakte mocktail.

Denk ook aan de hapjes: zet vegetarische, vegan en halal opties duidelijk apart. Cateraars moeten je informeren over de 14 wettelijke allergenen. Geef allergieën dus door bij je bestelling.

Van losse borrel naar vaste vrijmibo

Wordt de vrijmibo een vast ritueel? Dan stel je de hapjes in als terugkerende bestelling. Zo staat er elke vrijdag iets lekkers klaar, zonder dat je eraan hoeft te denken.

Je zit niet vast aan één cateraar. Wissel gerust af tussen borrelplanken, warme hapjes of iets van een andere cateraar. Bestel je voor meerdere vestigingen, dan ontvang je één verzamelfactuur met kostenplaatsen per locatie.

Checklist bedrijfsborrel

• Aanleiding, datum en duur vastgelegd

• Uitnodiging verstuurd en dieetwensen uitgevraagd

• Hapjes besteld: aantal per persoon afgestemd op de duur

• Drankjes geregeld, inclusief alcoholvrije opties

• Statafels, glazen, koelruimte en afvalbakken klaar

• Iemand aangewezen om de bezorging aan te nemen

CTA:  Tijd voor een borrel? Vul je postcode, datum en aantal gasten in en kies je hapjes bij een cateraar bij jou in de buurt. Bekijk alle borrelhapjes.

Kernpunten

• Reken op 4 tot 6 hapjes per persoon voor een borrel van twee à drie uur, 8 tot 10 voor vier à vijf uur.

• Reken op ongeveer 2,5 drankjes per persoon per uur.

• Combineer een borrelplank of hapjesbox met warme hapjes voor een complete borrel.

• Hapjes en drankjes op de werkplek tellen meestal niet mee voor de WKR.

• Maak van de vrijmibo een terugkerende bestelling, zonder vast contract.