Kerstborrel organiseren op kantoor: zo regel je de catering

December is de drukste maand voor cateraars. Wie de kerstborrel pas in december regelt, heeft minder keus. Hier lees je hoe je de catering voor je kerstborrel of kerstlunch zonder gedoe regelt, van datum tot factuur.

Kort antwoord: Een kerstborrel op kantoor organiseer je in vier stappen: kies de vorm, leg de datum vroeg vast, bepaal hoeveel eten je nodig hebt en bestel de catering bij een cateraar uit de buurt. Hapjes en drankjes op de werkplek tellen meestal niet mee voor de werkkostenregeling. Via Smaakmaatjes vergelijk je het kerstaanbod van lokale cateraars en bestel je alles in één keer.

Hoe organiseer je een kerstborrel op kantoor?

Je organiseert een kerstborrel op kantoor door eerst vorm, datum en budget te bepalen en daarna pas de catering te bestellen. Zo weet je precies wat je zoekt als je het aanbod gaat vergelijken.

• Kies de vorm: borrel na werktijd, kerstlunch overdag of een warm kerstbuffet.

• Prik een datum en nodig je collega's uit. Vraag meteen naar dieetwensen.

• Stel je budget per persoon vast en check hoe het in de werkkostenregeling valt.

• Bestel de catering bij een cateraar die op jouw datum kan bezorgen.

• Geef een week van tevoren het definitieve aantal personen door.

Kerstborrel, kerstlunch of kerstbuffet

De vorm hangt af van het moment en van hoeveel tijd je team heeft. Kies wat past bij de sfeer die je wilt.

Kerstborrel na werktijd

Een borrel is de klassieker: laagdrempelig en gezellig. Met koude en warme hapjes en een goed drankje sluit je het jaar samen af. Fijn als je team na afloop nog naar huis gaat om te eten.

Kerstlunch overdag

Een kerstlunch past binnen werktijd, dus ook collega's met jonge kinderen of een lange reistijd schuiven aan. Denk aan een uitgebreide lunch met warme soep, luxe broodjes en iets zoets.

Warm kerstbuffet

Wil je echt samen eten? Dan is een warm kerstbuffet de beste keuze. Je laat het bezorgen op kantoor en zet het zelf klaar. Bekijk de kerstbuffetten van onze cateraars.

Tijdlijn: wanneer regel je wat?

Hoe eerder je bestelt, hoe meer keus je hebt. In december hebben cateraars de meeste aanvragen, dus populaire data zijn snel vergeven.

Tot wanneer je het aantal personen nog kunt aanpassen, verschilt per cateraar. Check dat dus bij je bestelling.

Hoeveel hapjes heb je nodig op een kerstborrel?

Voor een kerstborrel van twee à drie uur reken je op 4 tot 6 hapjes per persoon. Duurt de borrel vier à vijf uur, reken dan op 8 tot 10. Gaat de borrel de plaats innemen van het avondeten? Kies dan een borrelpakket met warme hapjes of een buffet.

Meer vuistregels, ook voor drankjes, vind je in ons artikel over een bedrijfsborrel organiseren.

Kerstborrel en de werkkostenregeling

Hapjes en drankjes die je op kantoor serveert, tellen meestal niet mee voor de werkkostenregeling (WKR). De Belastingdienst waardeert consumpties op de werkplek op nihil, ook tijdens een personeelsfeest of receptie.

Serveer je een maaltijd, zoals een warm kerstbuffet? Dan geldt in 2026 een normbedrag van € 4,05 per persoon. Dat bedrag kun je onderbrengen in de vrije ruimte.

Vier je de kerstborrel buiten de deur, dan telt alles als loon. Dat gaat ten koste van de vrije ruimte: in 2026 is dat 2% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. Over wat je daarboven uitgeeft, betaal je 80% eindheffing.

Dit is algemene informatie. Twijfel je over jouw situatie? Overleg dan met je salarisadministratie of accountant.

Dieetwensen, allergenen en alcoholvrij

Een goede kerstborrel is er voor iedereen. Vraag daarom al bij de uitnodiging naar dieetwensen en allergieën.

Cateraars moeten je informeren over de 14 allergenen die de wet noemt, zoals gluten, noten en melk. Geef allergieën dus door bij je bestelling. Kies naast vegetarische hapjes ook een paar vegan en glutenvrije opties.

Zorg ook voor goede alcoholvrije drankjes, en niet alleen water en fris. Een alcoholvrije bubbel of een kerstmocktail maakt het voor iedereen feestelijk.

Ruimte en materiaal op kantoor

Op kantoor heb je vooral ruimte, tafels en een plek om eten koel of warm te houden nodig. Maak een paar dagen vooraf een rondje door de ruimte.

• Tafels voor het buffet of de hapjes, met genoeg loopruimte eromheen.

• Koelruimte voor koude gerechten en dranken.

• Stopcontacten in de buurt als je een warm buffet laat bezorgen.

• Afvalbakken en een plek voor gebruikt servies.

Check bij je bestelling wat de cateraar meelevert, zoals koelboxen, chafing dishes of servies, en hoe het ophalen na afloop gaat.

Meerdere vestigingen, één factuur

Werk je met meerdere vestigingen? Dan regel je de kerstborrel voor alle locaties tegelijk via één zakelijk account. Elke vestiging krijgt eten van een cateraar uit de buurt, zodat het overal vers aankomt.

Jij ontvangt één verzamelfactuur, met kostenplaatsen per vestiging of afdeling. Dat scheelt een hoop losse bonnetjes in januari.

Na kerst: de nieuwjaarsborrel

Lukt een kerstborrel niet meer? Dan is een nieuwjaarsborrel in januari een mooi alternatief. Cateraars hebben dan meer ruimte en je start het jaar samen. Je regelt het op dezelfde manier als een kerstborrel.

Zin in een kerstborrel zonder gedoe? Vul je postcode, datum en aantal personen in en zie direct welke cateraars bij jou in de buurt bezorgen. Bekijk de kerstbuffetten of kies je borrelhapjes.

Kernpunten

• Leg vorm, datum en budget vast vóór je catering bestelt.

• Bestel 4 tot 6 weken vooraf: december is de drukste maand voor cateraars.

• Reken op 4 tot 6 hapjes per persoon voor een borrel van twee à drie uur.

• Hapjes en drankjes op de werkplek worden in de WKR op nihil gewaardeerd, een maaltijd tegen € 4,05 p.p. (2026).

• Meerdere vestigingen? Bestel via één account en ontvang één verzamelfactuur.